Аннотації

Сучасні моделі і методи проєктування і реалізації систем електронного документообігу

Автор(и):
Гончаренко Є. О.
Автор(и) (англ)
Honcharenko Ye.
Дата публікації:

14.02.2024

Анотація (укр):

Документообіг являє собою сукупність процесів, пов'язаних зі збиранням, опрацюванням, передаванням та зберіганням документів в організаціях. Це важливий компонент діяльності будь-якого підприємства чи установи, незалежно від їх розміру чи сфери діяльності. Більш сучасною й ефективною його формою є електронний документообіг, що базується на використанні спеціалізованих систем для обміну документами. Електронний документообіг – це не просто перехід з паперових документів до електронних. Це ступінь впровадження технологічних інновацій у кожну сферу сучасного життя. Електронний документообіг перетворився на одну з найсуттєвіших компонентів сучасної корпоративної культури та управління інформацією. Незалежно від сфери застосування, системи електронного документообігу мають прямий вплив на повсякденну діяльність кожного суб’єкта документообігу. Аналіз останніх наукових публікацій і використання пропрієтарних систем електронного документообігу мають важливе значення в сучасному світі. Нові наукові дослідження демонструють інноваційні підходи і технології для оптимізації та покращення процесів опрацювання документів, наприклад, використання штучного інтелекту, блокчейн-технологій та розроблення нових методів електронного підпису тощо. В рамках пропонованої роботи проведено огляд наявних моделей та методів проєктування, а також реалізацій систем електронного документообігу. Аналізуючи останні дослідження та публікації в галузі електронного документообігу, можна зробити висновок, що цей напрям є досить актуальним, адже проблема вчасного отримання документів є нагальною. Основні напрями наукових досліджень стосуються як покращення ефективності та безпеки електронного документообігу в цілому, так і вирішення проблем його використання в конкретних сферах бізнесу. Аналізуючи пропрієтарні системи електронного документообігу, такі як Microsoft SharePoint АСКОД та Alfresco, було відзначено, що їх розробники віддають перевагу універсальним підходам до створення таких систем. Однак, з метою врахування індивідуальних особливостей різних установ, додатково включено конструктори для створення власних форм звітності. Слід відзначити, що згадані системи спрямовані на застосування в конкретних галузях або індустріальних секторах, таких як управління (наприклад АСКОД).

Анотація (рус):

Анотація (англ):

Document circulation is a set of processes related to the collection, processing, transfer and storage of documents in organizations. This is an important component of the activity of any enterprise or institution, regardless of their size or field of activity. Its more modern and effective form is electronic document circulation, which is based on the use of specialized systems for exchanging documents. Electronic document management is not just a transition from paper documents to electronic ones. This is the degree of introduction of technological innovations into every sphere of modern life. Electronic document management has become one of the most essential components of modern corporate culture and information management. Regardless of the field of application, electronic document management systems have a direct impact on the daily activities of each document management entity. Analysis of the latest scientific publications and the use of proprietary electronic document management systems are important in today's world. New scientific research demonstrates innovative approaches and technologies for optimizing and improving document processing processes, for example, the use of artificial intelligence, blockchain technologies and the development of new electronic signature methods, etc. As part of the proposed work, a review of existing models and design methods, as well as implementations of electronic document management systems, was conducted. Analyzing the latest research and publications in the field of electronic document circulation, we can conclude that this direction is quite relevant, because the problem of timely receipt of documents is urgent. The main directions of scientific research concern both improving the efficiency and security of electronic document circulation in general, and solving the problems of its use in specific areas of business. Analyzing proprietary electronic document management systems, such as Microsoft SharePoint ASKOD and Alfresco, it was noted that their developers prefer universal approaches to creating such systems. However, in order to take into account the individual characteristics of various institutions, constructors for creating your own reporting forms are additionally included. It should be noted that the mentioned systems are aimed at application in specific industries or industrial sectors, such as management (for example, ASKOD).

Література:

  1. Електронний документообіг: види систем та їхні функції. URL: https://dealssign.com/blog/elektronnij-dokumentoobig-vidi-sistem-ta-yixni-funkciyi/
  2. Касьян С. П. Концептуальні основи впровадження електронного документообігу навчальному закладі системи післядипломної педагогічної освіти ScienceRise. Pedagogical Education № 6(5), 2015. DOI: 10.15587/2313-8416.2015.44551.
  3. Боняр С. М., Харчук О. Г. Діджиталізація процесів транспортного підприємства як основа його стратегічного планування. Економічний вісник Дніпровської політехніки. №1 (81), 2023. DOI: https://doi.org/10.33271/ebdut/81.133.
  4. Батурін Є. Л., Воловщиков В. Ю., Шапо В. Ф. Інформаційна технологія підсистеми ідентифікації на основі електронних ключів в системах електронного документообігу. Вісник Національного технічного університету «ХПІ». Серія: Системний аналіз, управління та інформаційні технології. № 1(3), 2020. DOI: 10.20998/2079-0023.2020.01.16
  5. Ефективне управління документообігом за допомогою корпоративного порталу. URL: https://fti.dp.ua/conf/2023/05247-0654/
  6. Аналіз, оцінка і вибір систем електронного документообігу. URL: http://4ua.co.ua/management/vb2ad78a5c53a88521306c26_0.html
  7. Система електронного документообігу АСКОД. URL: https://askod.ua/home.
  8. Порівняльний аналіз систем електронного документообігу в органах місцевого самоврядування України. URL: https://naub.oa.edu.ua/2015/porivnyalnyj-analiz-system-elektron/#:~:text=Недолікам%20системи%20Док%20Проф%20та,самоврядування%20матиме%20власний%20цифровий%20підпис.
  9. Чому Alfresco? URL: https://smile-ukraine.com/ua/alfresco/why-alfresco#:~:text=Основні%20переваги%20Alfresco%20-%20високий%20рівень,практично%20на%20будь-якій%20системі.
  10. Особливості функціонування сучасних систем документообігу підприємств та закладів освіти на основі Alfresco Community. URL: https://repository.kristti.com.ua/handle/eiraise/883.

 

References:

  1. Electronic document management: types of systems and their functions. URL: https://dealssign.com/blog/elektronnij-dokumentoobig-vidi-sistem-ta-yixni-funkciyi/
  2. Kasyan, S. P. (2015). Conceptual foundations of the implementation of electronic document management in an educational institution of the system of postgraduate pedagogical education ScienceRise. Pedagogical Education, 6(5). DOI: 10.15587/2313-8416.2015.44551.
  3. Bonyar, S. M., Kharchuk, O. G. (2023). Digitalization of transport enterprise processes as the basis of its strategic planning. Economic Bulletin of the Dnipro Polytechnic, 1 (81). DOI: https://doi.org/10.33271/ebdut/81.133.
  4. Baturin, E. L., Volovshchikov, V. Yu., Shapo, V. F. (2020). Information technology of the identification subsystem based on electronic keys in electronic document management systems. Bulletin of the National Technical University "KhPI". Series: System analysis, management and information technologies, 1(3). DOI: 10.20998/2079-0023.2020.01.16.
  5. Effective document flow management using the corporate portal. URL: https://fti.dp.ua/conf/2023/05247-0654/
  6. Analysis, assessment and selection of electronic document management systems. URL: http://4ua.co.ua/management/vb2ad78a5c53a88521306c26_0.html.
  7. ASKOD electronic document management system. URL: https://askod.ua/home.
  8. Comparative analysis of electronic document management systems in local self-government bodies of Ukraine. URL: https://naub.oa.edu.ua/2015/porivnyalnyj-analiz-system-elektron/#:~:text=Недолікам%20системи%20Док%20Проф%20та,самоврядування%20матиме%20власний%20цифровий%20підпис.
  9. Why Alfresco? URL: https://smile-ukraine.com/ua/alfresco/why-alfresco#:~:text=Основні%20переваги%20Alfresco%20-%20високий%20рівень,практично%20на%20будь-якій%20системі.
  10. Features of the functioning of modern document management systems of enterprises and educational institutions based on Alfresco Community. URL: https://repository.kristti.com.ua/handle/eiraise/883.