Обґрунтування застосування онтологічного підходу до системи електронного документообігу ЗВО

Заголовок (англійською): 
Justification of the application of the ontological approach to the electronic document management system of the Higher Education Institution
Автор(и): 
Горда О. В.
Гончаренко Є. О.
Автор(и) (англ): 
Gorda O.
Honcharenko Y.
Ключові слова (укр): 
онтологія; онтологічний підхід; заклад вищої освіти; інформаційні технології; система електронного документообігу
Ключові слова (англ): 
ontology; ontological approach; institution of higher education; Information Technology; system of electronic document circulation
Анотація (укр): 
Сучасний освітній процес – це складна система, яка складається з великої кількості різних підсистем, що потребують узгодженого узагальненого формального опису з урахуванням рівня бізнес-функцій, виду діяльності та контексту. Система електронного документообігу (СЕД) є складовою частиною процесу управління і прийняття необхідних організаційних та управлінських рішень, від яких залежить оперативність і якість роботи ЗВО, а також є важливою частиною освітнього процесу, особливо в умовах дистанційного навчання. Розроблення та впровадження автоматизованої системи електронного документообігу, що інтегрує бізнес-процеси ЗВО в єдину систему і сприяє підвищенню ефективності роботи, є актуальною та перспективною задачею, яка висувається потребами сьогодення. Значною мірою зв’язки реалізуються шляхом обміну інформацією у вигляді документів різного типу та призначення. Охоплюючи всю сукупність бізнес-процесів, проведено аналіз функцій, що покладаються на сучасні СЕД ЗВО на основі моделі «чорна скринька» бізнес-процесу навчання, та документообігу ЗВО з урахуванням зовнішніх зв’язків, що дає можливість визначити основні класи елементів системи СЕД ЗВО. З урахуванням організаційної структури навчального процесу визначено основні класифікаційні ознаки документу як основної інформаційної одиниці СЕД. Проведений аналіз системи з позиції потенційних користувачів звертає увагу на той факт, що потенційні користувачі єдиної СЕД ЗВО мають різну спеціалізацію і користуються різною термінологією та понятійним апаратом. Аналіз наявних систем СЕД, які на сьогодні використовуються українськими ЗВО, засвідчує, що вони не задовольняють всі необхідні потреби і не представляють єдину інтегровану систему, а методи, покладені в їх основу, не вирішують наявні проблеми в силу складності системи СЕД ЗВО. Для розв’язання наявних проблем і задач для розроблення концептуальної моделі СЕД ЗВО в роботі розглянуто доцільність взяти за основу методику, у фундаменті якої закладено побудову онтології предметної області (ОПр). Онтологічний підхід дає змогу систематизувати знання про предметну область, створюючи базу для розроблення різноманітних інформаційних систем та інтелектуальних додатків. Відмінними рисами онтологічних моделей є: використання універсальних інструментів опису знань; орієнтація на структурування знань. Вони можуть бути застосовані для планування майбутніх станів описаної предметної області на основі теорії можливостей та створювати моделі, які є більш абстрактними та загальними із збереженням необхідної повноти та точності на всіх етапах розроблення програмного забезпечення.
Анотація (англ): 
The modern educational process is a complex system that consists of a large number of different subsystems that require an agreed generalized formal description taking into account the level of business functions, type of activity and context. The electronic document management system (EDM) is an integral part of the management process and the adoption of the necessary organizational and management decisions, which depend on the efficiency and quality of work of higher education institutions, and is also an important part of the educational process, especially in the conditions of distance learning. The development and implementation of an automated electronic document management system that integrates the business processes of higher education institutions into a single system and contributes to increasing the efficiency of work is an urgent and promising task, which is set forth by the needs of today. To a large extent, communications are implemented through the exchange of information in the form of documents of various types and purposes. Encompassing the entire set of business processes, an analysis of the functions relying on modern EDs of higher educational institutions based on the "black box" business model of the learning process and the document flow of higher education institutions taking into account external relations was carried out, which makes it possible to determine the main classes of elements of the ED system of higher educational institutions. Taking into account the organizational structure of the educational process, the main classification features of the document as the main information unit of the SED are defined. The conducted analysis of the system from the perspective of potential users draws attention to the fact that potential users of a single SED of higher education institutions have different specializations and use different terminology and conceptual apparatus. The analysis of the existing SED systems used today by Ukrainian higher education institutions shows that they do not satisfy all the necessary needs and do not represent a single integrated system, and the methods based on them do not solve existing problems due to the complexity of the SED system of higher education institutions. In order to solve the existing problems and tasks for the development of the conceptual model of the SED of higher educational institutions, the paper considers the expediency of taking as a basis the methodology, the foundation of which is the construction of the ontology of the subject area (OPr). The ontological approach allows you to systematize knowledge about the subject area, creating a basis for the development of various information systems and intelligent applications. Distinctive features of ontological models are: use of universal knowledge description tools; focus on knowledge structuring; they can be applied to plan future states of the described subject area based on the theory of possibilities and create models that are more abstract and general while maintaining the necessary completeness and accuracy at all stages of software development.
Публікатор: 
Київський національний університет будівництва і архітектури
Назва журналу, номер, рік випуску (укр): 
Управління розвитком складних систем, номер 58, 2024
Назва журналу, номер, рік випуску (англ): 
Management of Development of Complex Systems, number 58, 2024
Мова статті: 
Українська
Формат документа: 
application/pdf
Документ: 
119-128.pdf
Дата публікації: 
02 Август 2024
Номер збірника: 
58
Розділ: 
ІНФОРМАТИЗАЦІЯ ВИЩОЇ ОСВІТИ
Університет автора: 
Київський національний університет будівництва і архітектури, Київ
Литература: 
  1. Сірий Є. В. Інноваційний розвиток освіти в Україні: розгортання проблеми та засадницькі орієнтири: зб. наук. пр. Київського нац. ун-ту ім. Т. Шевченка «Актуальні проблеми соціології, психології, педагогіки». Спецвипуск «Менеджмент у вищій школі України: адаптація до Європейського контексту». Вип. 11. Київ, 2010. С. 65–77.
  2. Козіброда, С. В. Використання системи комп'ютерних онтологій як засобу формування проектувальних компетентностей майбутніх інженерів-педагогів: дис… канд. пед. наук. Тернопіль, 2018. 292 с.
  3. Системи електронного документообігу: функції, види, критерії вибору, етапи впровадження. URL: https://inbase.com.ua/systemy-elektronnogo-dokumentoobigu-funkcziyi-vydy-kryteriyi-vyboru-etapy-vprovadzhennya/
  4. Застрожнікова, І. В. (2020). Зарубіжний досвід електронного урядування сфери освіти в Україні Науковий вісник: Державне управління, 2 (2 (4). С. 160−168. DOI: https://doi.org/10.32689/2618-0065-2020-2(4)-160-167
  5. Козир С. В., Слєсарєв В. В., Ус С. А., Хом'як Т. В. Моделювання та реінжиніринг бізнес-процесів: підручн.;
    М-во освіти і науки України; Нац. техн. ун-т «Дніпровська політехніка». Дніпро: НТУ «ДП», 2022. 163 с.
  6. Дяков Д. В., Коваленко О. О. Задачі розпізнавання образів в системах документообігу навчальних закладів. Інтерактивний освітній простір ЗВО: матеріали всеукраїнського науково-практичного вебінару (м. Вінниця, 27 квітня 2020 р.) Вінниця : ВТЕІ КНТЕУ, 2020. С. 21–22.
  7. Горовой О. Вибір системи електронного документообігу. ФОСС-Онлайн, аналітик комп’ютерних систем. URL: https://fossdoc.com/vybor-sed
  8. Комп’ютерні онтології та їх використання у навчальному процесі. Теорія і практика: монографія / С. О. Довгий та ін. Київ : Інститут обдарованої дитини 2013. 310 с.
  9. Капітан Р. Б. Розробка онтологічних моделей визначення технічного стану виробничого обладнання поліграфічному підприємстві. Вісник Черкаського державного технологічного університету. Серія: Технічні науки,
    м. Черкаси, 2017. С. 79−85.
  10. Артемов, В. Ю. Особливості побудови онтології предметної галузі і професійного середовища в системі вищої професійної освіти. Біоресурси і природокористування. 2014. Т. 6, Вип. 1–2 С. 155–161.
  11. Довгий С. О., Велічко В. Ю., Глоба Л. С., Стрижак О. Є. Комп’ютерні онтології та їх використання у навчальному процесі. Теорія і практика: монографія; Нац. акад. пед. наук України, Ін-т обдарован. дитини. Київ : Інститут обдарованої дитини, 2013. 310 с.
  12. Гуралюк А. Г., Вараксіна Н. В. Використання комп’ютерних онтологічних систем в науці та освіті України (аналітичний огляд). Національна академія педагогічних наук України державна науково-педагогічна бібліотека України імені В. О. Сухомлинського. Аналітичний вісник у сфері освіти й науки. Довідковий бюлетень. Вип. XІІ, 2020. С. 3 – 30.
References: 
  1. Siry, E. V., (2010). Innovative development of education in Ukraine: development of the problem and fundamental guidelines: coll. of science Kyiv national avenue Univ. named after T. Shevchenko "Current problems of sociology, psychology, pedagogy." Special issue "Management in higher education of Ukraine: adaptation to the European context", 11, 65–77.
  2. Kozibroda, S. V., (2018). Using the system of computer ontologies as a means of forming the design competencies of future engineer-pedagogues: PhD thesis: Ternopil, 292.
  3. Electronic document management systems: functions, types, selection criteria, stages of implementation. URL: https://inbase.com.ua/systemy-elektronnogo-dokumentoobigu-funkcziyi-vydy-kryteriyi-vyboru-etapy-vprovadzhennya/
  4. Zastrozhnikova, I. V., (2020). Foreign experience of e-governance in the sphere of education. Ukraine Scientific Bulletin: State Administration, 2 (2 (4), 160–168. DOI: https://doi.org/10.32689/2618-0065-2020-2(4)-160-167.
  5. Kozyr, S. V., Slesarev, V. V., Us, S. A., Khomyak, T. V., (2022). Modeling and reengineering of business processes: textbook. Ministry of Education and Science of Ukraine; National technical "Dniprovska Polytechnic" University. Dnipro: NTU "DP", 163.
  6. Dyakov, D. V., Kovalenko, O. O., (2020). Problems of pattern recognition in document management systems of educational institutions. Interactive educational space of higher education institutions: materials of the All-Ukrainian scientific and practical webinar (Vinnytsia, April 27, 2020). Vinnytsia: VTEI KNTEU. P. 21−22.
  7. Horovoy, O. The choice of an electronic document management system. FOSS-Online, computer systems analyst. URL: https://fossdoc.com/vybor-sed
  8. Dovgiy, S. O., et al. (2013). Computer ontologies and their use in the educational process. Theory and practice: monograph. Institute of the Gifted Child: Kyiv, 310.
  9. Captain, R. B., (2017). Development of ontological models for determining the technical condition of production equipment at a printing enterprise. Bulletin of the Cherkasy State Technological University. Series: Technical Sciences, 79−85.
  10. Artemov, V. Yu., (2014). Peculiarities of the construction of the ontology of the subject field and professional environment in the system of higher professional education. Bioresources and nature management, 6, 1–2, 155–161.
  11. Dovgiy, S. O., Velichko, V. Yu., Globa, L. S., Stryzhak, O. E., (2013). Computer ontologies and their use in the educational process. Theory and practice: monograph; National Acad. ped. of Sciences of Ukraine, Endowed Institute. child Kyiv: Institute of the Gifted Child, 310.
  12. Guralyuk, A. G., Varaksina, N. V., (2020). Use of computer ontological systems in science and education of Ukraine (analytical review). National Academy of Pedagogical Sciences of Ukraine State Scientific and Pedagogical Library of Ukraine named after V. O. Sukhomlynskyi. Analytical bulletin in the field of education and science. Reference bulletin, XII, 3–30.